La gestion des archives
La gestion des archives
La grande chancellerie de la Légion d’honneur gère ses archives selon quatre directions principales : la collecte, le classement, la conservation et la communication des archives. Ces missions doivent permettre de sauvegarder et de faire connaître le riche patrimoine culturel que représentent les archives de la grande chancellerie de la Légion d’honneur.
Une équipe de deux personnes gère l’ensemble des collections représentant plus de 2,5 km linéaires.
Collecter
La collecte des documents permet de préserver le patrimoine historique que représente la Légion d‘honneur et de sauvegarder sa mémoire écrite, orale et iconographique. La collecte répond en outre aux règles édictées par le code du Patrimoine sur la gestion des archives publiques produites par la grande chancellerie de la Légion d’honneur (administration centrale, maisons d’éducation de la Légion d’honneur et Musée).
La collecte des archives s’effectue selon plusieurs modalités :
- Mise en place des tableaux de tri et de gestion auprès des différents services de l’administration
- Dons et achats de documents présentant un véritable intérêt historique et venant compléter et éclairer les fonds, en accord avec le Musée.
Les archives de la grande chancellerie de la Légion d’honneur sont donc principalement constituées :
- des archives de fonctionnement courant de l’institution (dossiers des membres du personnel en particulier) ;
- des archives des ordres comprenant notamment les dossiers de décorés ;
- des archives des maisons d’éducation de la Légion d’honneur comprenant les dossiers d’élèves mais aussi des dossiers de gestion.
Les archives se composent également de fonds photographiques et de témoignages sonores qui viennent éclairer l’histoire de l’institution.
Pour connaître le détail de la composition de nos fonds, nous vous invitons à consulter notre cadre de classement.
Classer
Le classement est l’opération intellectuelle et physique de mise en ordre des dossiers produits par l’administration, aujourd’hui et dans les décennies passées. L’archiviste analyse les documents, les décrit puis les organise au sein d’un plan ou cadre de classement. Le volume à traiter peut entraîner un délai de réalisation de plusieurs mois voire plusieurs années.
Dans le cadre de la gestion des archives de la grande chancellerie de la Légion d’honneur, les archivistes ont conçu un cadre de classement répondant aux particularités des activités de l’institution.
La mission a ainsi distingué trois catégories principales :
- les archives sur le fonctionnement de la grande chancellerie (ressources humaines et financières, gestion des bâtiments),
- l’ensemble des décorés des quatre plus hautes distinctions nationales
- et un dernier volet sur les maisons d’éducation.
Cette opération courra sur de nombreuses années car chaque série de dossiers doit être inventoriée dans un instrument de recherche répondant aux normes archivistiques pour pouvoir être ensuite communiquée.
Conserver
Les archives sont des documents fragiles et ont de nombreux ennemis : poussière, humidité, eau, insectes etc. Il est donc nécessaire de mettre en place de bonnes conditions de conservation pour assurer la pérennité de ce patrimoine visuel, sonore et écrit.
Considérant les conditions de stockage et de conservation des archives de la grande chancellerie de la Légion d’honneur, mais aussi la saturation de ces lieux de stockage, la question de la création d’un bâtiment entièrement dédié à la conservation des archives de la grande chancellerie s’est imposée.
Selon l’article R212-12 du code du patrimoine, la conservation des archives définitives publiques doit être assurée par un dépôt d’archives relevant du service interministériel des archives de France. Les archives de la grande chancellerie de la Légion d’honneur doivent donc être versées aux Archives nationales.
Néanmoins, la nécessité de pouvoir consulter les dossiers de décorés sur au moins trois générations pour vérifier notamment les conditions d’ascendance des candidates à l’admission dans les maisons d’éducation de la Légion d’honneur, détermine une durée d’utilité administrative très longue, et justifie la conservation des archives intermédiaires à la grande chancellerie tant que ce délai n’est pas échu.
L’aménagement d’un bâtiment dédié à la conservation de l’ensemble des archives de la grande chancellerie de la Légion d’honneur fait partie intégrante du projet Mémoire de l’honneur, visant à sauvegarder et rendre pleinement accessible au public les archives de l’institution.
Achevé en 2025, le nouveau bâtiment des archives de la grande chancellerie de la Légion d’honneur répond aux normes du service interministériel des archives de France et assure désormais les meilleures conditions de conservation possibles à l’ensemble des archives de l’institution.
En outre, un important projet de numérisation des archives de l’institution est en cours de réalisation. Vous retrouverez notamment une partie de ces documents sur notre portail parmi nos fonds numérisés. Ce travail de numérisation répond à un double objectif : préserver les documents dans le temps et faciliter leur communication au public.
Communiquer et valoriser
Le projet Mémoire de l’honneur est une initiative de la grande chancellerie visant à sauvegarder et à rendre ses archives accessibles, dans les délais définis par le code du Patrimoine.
Celui-ci fixe des délais de communicabilité selon la nature des archives et le type d’informations qu’elles contiennent. Nous vous invitons à consulter la page dédiée à la communicabilité des archives créée par le service interministériel des Archives de France pour plus d’informations.
La consultation en ligne de nos archives n’est pas le seul moyen de les découvrir. Notre site vous invite ainsi à découvrir des expositions, des vidéos en lien avec la grande chancellerie de la Légion d’honneur ou des dossiers thématiques pour découvrir plus finement l’institution.
N’hésitez pas également à parcourir nos oeuvres musicales et les témoignages que nous avons recueillis, autant d’invitations à se plonger différemment dans l’histoire de la grande chancellerie de la Légion d’honneur.